Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh với Chiến dịch “60 ngày đêm số hoá hồ sơ”

 “60 ngày đêm số hoá hồ sơ tài liệu nghiệp vụ” là chiến dịch được phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Điện Biên tổ chức triển khai thực hiện từ trung tuần tháng 11 năm 2023 với mục tiêu góp phần đắc lực trong công tác chuyển sang trạng thái làm việc trên môi trường điện tử vào năm 2024 của Công an tỉnh Điện Biên.
23h00’ một ngày cuối tuần đầu tháng 12.2023, tại kho hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, cùng CBCS trong đội, Trung tá Đặng Thế Lai Lai vẫn đang miệt mài, cẩn trọng tổng hợp, sắp xếp, phân loại các hồ sơ cần số hóa, ghép lại từng mảnh tài liệu cũ đang có hiện tượng rách, mục nát. 
Phía bên này, Thượng tá Vũ Xuân Hùng lại đang cẩn thận lấy ra từng tấm bìa cứng, khéo léo bóc tách ghim bấm, Scan hồ sơ và kiểm tra lại thông tin hồ sơ sau khi quét.
Bên bộ máy tính, Thiếu tá Triệu Thị Thanh Tâm nắn nót, tỉ mỉ nhập liệu, nhận dạng ký tự, kiểm tra lại thông tin đầu vào.
Trong khi đó, tại bộ phận hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, những đôi bàn tay đang thoăn thoắt sắp xếp lại từng tập hồ sơ tài liệu đã được số hóa, những đôi mắt đang tập trung cao độ kiểm tra lại các trường thông tin trước khi hoàn tất quy trình số hóa đối với hồ sơ để đưa vào quản lý, lưu trữ thông tin hồ sơ. 
Đó là một số những công việc cụ thể mà mỗi CBCS phòng Hồ sơ nghiệp vụ công an tỉnh đã, đang và sẽ tiếp tục nỗ lực thực hiện bất kể ngày hay đêm trong chiến dịch  “60 ngày đêm số hoá hồ sơ tài liệu nghiệp vụ”.
Chia sẻ với phóng viên về công tác triển khai số hoá hồ sơ của đơn vị, Thượng tá Hùng, Trưởng phòng Hồ sơ nghiệp vụ cho biết:
“Để thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an, Cục Hồ sơ nghiệp vụ và Ban Giám đốc Công an tỉnh về việc số hoá hồ sơ nghiệp vụ năm 2023, đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt và hiệu quả kế hoạch số hoá hồ sơ, đặc biệt là thực hiện kế hoạch 60 ngày đêm về việc số hoá hồ sơ, đơn vị đã huy động 100% CBCS của đơn vị và tận dụng máy móc thiết bị hiện có thực hiện kế hoạch 60 ngày đêm số hoá hồ sơ, phân công từng đồng chí lãnh đạo, CBCS thực hiện số hoá hồ sơ, từng bộ phận bóc tách hồ sơ, chỉnh lý hồ sơ và bộ phận thực hiện quét số hoá hồ sơ. Đơn vị đã tổ chức thực hiện làm 3 ca trong ngày và làm cả thứ bảy, chủ nhật để thực hiện số hoá đạt tiến độ và có kết quả cao nhất…”. 
Những tập hồ sơ nghiệp vụ  theo tháng năm cứ dầy lên mỗi ngày, kho lớn, kho nhỏ để lưu trữ; muốn khai thác phải thực hiện các thao tác thủ công: Tìm kiếm, lần giở từng trang, cẩn trọng gỡ và sao chép lại. Nhiều tập tài liệu đã quá cũ, mối mọt, mục nát, bay chữ, mất thông tin… Để bảo quản được tài liệu một cách tốt nhất, đương nhiên kho lưu trữ hồ sơ phải được xử lý bằng một số chất hóa học như chống ẩm, chống mối mọt… ít nhiều ảnh hưởng đến sức khỏe của cán bộ lưu trữ, bảo quản, khai thác hồ sơ.
Khi nói về khó khăn trong quá trình số hoá hồ sơ, tài liệu, Thiếu tá Triệu Thi Thanh Tâm -Phó Đội trưởng đội Hồ sơ An ninh chia sẻ:
“Thực hiện kế hoạch 60 ngày đêm số hoá hồ sơ, tôi luôn phải chạy đua với thời gian. Trong quá trình thực hiện, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn, thứ nhất là số lượng hồ sơ cần số hoá cực kì lớn, hai là có nhiều trang tài liệu bị cũ nát, mối mọt đòi hỏi chúng tôi trong quá trình chỉnh lý, biên soạn hồ sơ cần tỷ mỷ, đảm bảo làm sao cho các trang tài liệu vẫn còn nguyên vẹn, không mất trang tài liệu, thông tin trong trang tài liệu; thứ ba là các trang thiết bị phục vụ số hoá hồ sơ chúng tôi còn đang thiếu rất là nhiều, vì vậy trong quá trình thực hiện chúng tôi cần phải tăng ca ngoài giờ, chia các ca khác nhau để đảm bảo công suốt trang thiết bị được sử dụng tối đa cho phép…”
Trong số gần 50.000 hồ sơ nghiệp vụ đang được lưu trữ tại Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Điện Biên, do ảnh hưởng của thời gian, khí hậu, thời tiết, nhiều hồ sơ bị xuống cấp nghiêm trọng, một số trường thông tin bị mờ, mất chữ không đọc được; có những trang, tập hồ sơ bị mục, mối xông, mọt ăn dẫn đến rách nát, dính chặt vào nhau, khó bóc tách để tiến hành khai thác, tra cứu…
Số hóa hồ sơ là việc quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển đổi dữ liệu dạng văn bản giấy sang văn bản điện tử. Bản chất của việc số hóa hồ sơ là chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số, có thể khai thác và truy vấn mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn. Việc số hóa hồ sơ nghiệp vụ giúp mở rộng không gian làm việc, nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu những rủi ro khi lưu trữ vật lý.
Nói về tiện ích nếu hồ sơ nghiệp vụ được số hoá, Thượng uý Dương Văn Long, cán bộ phòng Cảnh sát Hình sự Công an tỉnh chia sẻ:
“Nếu hồ sơ vụ án được số hóa thì các tài liệu, chứng cứ sẽ được lưu trữ trong một thư mục lưu trên máy vi tính, khi cần tìm kiếm tài liệu, chứng cứ nào chỉ cần thao tác đơn giản trên máy tính sẽ tìm thấy nhanh chóng. Hồ sơ số hóa phản ánh đầy đủ, chính xác các tình tiết, diễn biến hành vi phạm tội của bị can sẽ giúp điều tra viên chủ động trong quá trình điều tra, xét hỏi…”
Số hóa hồ sơ nghiệp vụ là bước đột phá phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, giúp các cơ quan tiến hành tố tụng dễ khai thác, nghiên cứu, bảo đảm tính chính xác, nghiêm minh của pháp luật, đáp ứng tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ công tác. Việc thực hiện số hóa hồ sơ sẽ không phải in ấn, chuyển hóa các chứng cứ điện tử thành giấy tờ, tiết kiệm chi phí cũng như thuận lợi cho việc lưu trữ, giảm thiểu sự hao mòn về mặt vật lý, hóa học của tài liệu gốc theo thời gian.
Xác định công tác ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong Công an nhân dân nói chung, công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ nói riêng có vai trò quan trọng trong công tác Công an, góp phần thực hiện thành công Đề án chuyển đổi số quốc gia; thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ công an và Giám đốc Công an tỉnh, với tinh thần trách nhiệm và quyết tâm chính trị cao nhất, phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh đã hoàn thành và vượt trên 190% chỉ tiêu số hóa hồ sơ được giao trong năm 2023.
Để khắc phục những khó khăn khi thực hiện số hoá hồ sơ, Trung tá Đặng Thế Lai, cán bộ Phòng Hồ sơ Công an tỉnh cho biết:
“Đối với hồ sơ để quét số hoá hồ sơ cũ nát, chúng tôi đã sử dụng bìa chuyên dụng để kẹp trang tài liệu lại sao cho quá trình quét không để bị sai lệch hay là mất thông tin trong tài liệu…”
Cùng với toàn lực lượng, trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Điện Biên đã và đang đẩy mạnh tiến trình quản lý khai thác hồ sơ đơn thuần, thủ công sang lưu trữ trên môi trường điện tử, phục vụ hiệu quả công tác chuyên môn, nghiệp vụ, vì lợi ích chung của cả cộng đồng./.